Huishoudelijk reglement van de volksdansvereniging NVS
Huishoudelijk reglement (HHR) van de volksdansvereniging NVS (Hierna te noemen NVS),
aangenomen in de ledenvergadering van 3 november 1951 en laatstelijk gewijzigd in de algemene
ledenvergadering (ALV) van 27 februari 2010.
Artikel 1 Leden
Artikel 2 Contributies en overige bijdragen
Artikel 3 Spelregels
Artikel 4 Deelnemersprijzen
Artikel 5 Vergaderingen .
Artikel 6 Volmacht
Artikel 7 Mandaat bestuur
Artikel 8 Activiteiten
Artikel 9 Regiocommissie
Artikel 10 Opleiding
Artikel 11 Informatie voor leden .
Artikel 12 Handboek NVS
Artikel 13 Commissies
Artikel 14 Beleidsbeoordelingscommissie
Artikel 15 Dansnieuws
Artikel 16 Website
Artikel 17 NVSShop
Artikel 18 Archief
Artikel 19 Productiefonds
bijlage 1 Contributie en bijdragenoverzicht voor het kalenderjaar 2005
Bijlage 2 Spelregels voor deelname aan activiteiten van de NVS
Artikel 1 Leden
De vereniging kent de volgende categorieën gewone leden:
a. Individuele leden, zowel natuurlijke als rechtspersonen.
b. (Echt)paarleden. Dit zijn echtparen of twee leden met hetzelfde adres.
c. Jeugdleden. Dit zijn leden in de leeftijd van 16 tot en met 26 jaar.
d. Levenleden. Dit zijn leden die lid zijn voor het leven.
Artikel 2 Contributies en overige bijdragen
a. De contributies en overige bijdragen worden jaarlijks - op voorstel van het bestuur - door
de ALV voor de volgende onderdelen vastgesteld:
-contributie individuele leden.
-contributie (echt)paarleden,
-contributie jeugdleden,
-contributie levenleden conform artikel 2 sub c van het HHR,
-bijdrage van de regiocommissies,
-kosten abonnement Dansnieuws voor niet-leden,
-minimum bijdrage donateurs,
-minimum bijdrage donateurs groepen,
-verzendkosten Dansnieuws voor leden in het buitenland
b. De jeugdcontributie geldt tot en met het gehele kalenderjaar waarin het lid 26 jaar wordt.
c. Een lid of (echt)paarlid kan lid worden voor het leven door betaling van een eenmalige
bijdrage van twintig maal de contributie voor een individueel lid of (echt)paar. De
jaarlijkse contributie voor een levenlid wordt vervolgens op nihil gesteld. Bij royement of
ontbinding van de vereniging heeft het levenlid recht op restitutie van 10% van dit bedrag
voor ieder vol jaar dat het levenslange lidmaatschap korter heeft geduurd dan 10 jaar.
Fondsen welke op deze wijze worden verworven zullen apart op de balans worden
vermeld.
d. De contributies worden jaarlijks vastgesteld in de ALV en opgenomen als bijlage 1 bij dit
huishoudelijk reglement en zijn van kracht met ingang van het eerstvolgende
kalenderjaar.
e. Bij aanmelding na 1 september geldt een contributie van 50% van het jaarbedrag voor de
rest van het kalenderjaar.
f. Indien een lid op 1 april van enig verenigingsjaar zijn contributie niet heeft voldaan, wordt
de contributie verhoogd met € 2,50 administratiekosten en de eventuele kosten voor
incasso.
Artikel 3 Spelregels
Voor deelname aan activiteiten van de NVS gelden de spelregels zoals opgenomen in bijlage 2.
Artikel 4 Deelnemersprijzen
Op grond van het verwachte aantal betalende deelnemers en de verwachte kosten wordt de basis
deelnemersprijs vastgesteld. Door gebruik van rekenregels worden de prijzen voor verschillende
soorten deelnemers en voor losse dagdelen afgeleid van de basis deelnemersprijs. Een model van
deze berekening is opgenomen in het Handboek NVS.
Artikel 5 Vergaderingen
Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee andere bestuursleden dit
nodig oordelen. Bestuursvergaderingen dienen te worden genotuleerd. Afspraken met commissies
dienen schriftelijk gememoreerd te worden.
Artikel 6 Volmacht
De schriftelijke volmacht conform artikel 12 lid 1 sub 1 van de statuten dient op het daarvoor door
het bestuur aangewezen formulier door de gevolmachtigde voor of tijdens de vergadering aan het
bestuur te worden overhandigd.
Artikel 7 Mandaat bestuur
Jaarlijks stelt de ALV de begroting vast en mandateert daarmee het bestuur tot het doen van
reguliere uitgaven tot maximaal het bedrag van de goedgekeurde begroting. Voor investeringen
van meer dan € 1.000,00 is een mandaat van de ALV noodzakelijk.
Het bestuur is bevoegd om de hoogte van vergoedingen vast te stellen voor onder meer honoraria
en reiskosten van dansleiders, muzikanten enz.
Artikel 8 Activiteiten
Voor de in artikel 2 lid 2 sub a der statuten bedoelde activiteiten doet het bestuur jaarlijks een
voorstel in de ALV. Het bestuur stelt voor elke activiteit een organisator en/of een zakelijke leiding
aan. Deze is verantwoordelijk voor het organiseren en organisatorisch leiden van die activiteit en
fungeert als aanspreekpunt voor de deelnemers, de huisvesting, dansleiding, muzikanten, enz. De
organisator en/of zakelijke leiding legt na afloop van die activiteit verantwoording af aan het
bestuur conform de in het Handboek NVS vastgelegde regels
Artikel 9 Regiocommissie
Voor de in artikel 2 lid 2 sub d der statuten bedoelde activiteiten geldt:
1. Het bestuur kan een commissie (hierna te noemen RC) instellen voor het organiseren van
activiteiten op plaatselijk of regionaal niveau.
2. Het bestuur benoemt de leden van een RC. Tenminste een van deze leden dient NVS-lid te
zijn.
3. Bij vacatures in een RC doen de overgebleven leden een voorstel aan het bestuur voor de
vervulling van deze vacature. Wanneer zo’n voorstel achterwege blijft kan het bestuur een
nieuw lid benoemen.
4. Het bestuur stelt vast onder welke naam deze RC naar buiten optreedt.
5. Een RC verzorgt zelfstandig de organisatie en uitvoering van de activiteiten die bij de
instelling van een RC zijn afgesproken. Deze activiteiten mogen niet in strijd zijn met het
belang van de NVS.
6. Aan de activiteiten van een RC mogen ook niet-leden deelnemen.
7. Een RC rapporteert periodiek aan het bestuur.Handboek NVS 4-4-2011 Pagina 5 van 10
Deel 3 Huishoudelijk reglement
8. Ten behoeve van de algemene ondersteuning door de NVS zal een RC een
ondersteuningsbijdrage aan de NVS afdragen vanuit haar inkomsten uit activiteiten. De
hoogte van deze bijdrage wordt in de contributieregeling vastgesteld.
9. Het jaarlijks voor 1 april indienen bij de penningmeester van een lijst van deelnemers
gesplitst naar NVS-leden en niet-NVS-leden.
10. de exploitatierekening van een RC, die een eigen boekhouding voert van haar inkomsten
en uitgaven, dient jaarlijks vóór 1 februari te worden ingediend bij de penningmeester van
de NVS. De exploitatierekening van de RC wordt opgenomen in de exploitatierekening van
de NVS. De RC kan geen aanspraak maken op aanvulling van eventuele tekorten.
Artikel 10 Opleiding
Voor de in artikel 2 lid 2 sub b der statuten bedoelde vorming van instructeurs doet het bestuur
jaarlijks een voorstel in de ALV.
Artikel 11 Informatie voor leden
Zij die als lid tot de NVS toetreden, ontvangen een informatieoverzicht waarin de gebruikelijke
activiteiten van de NVS zijn vermeld, alsmede op verzoek een exemplaar van de statuten en het
huishoudelijk reglement.
Artikel 12 Handboek NVS
Het bestuur draagt zorg voor een actueel Handboek NVS, waarin onder meer de regelgeving en
procedures binnen de NVS nader zijn uitgewerkt.
Het Handboek NVS bevat:
a. een overzicht van de inventaris,
b. de in gebruik zijnde formulieren,
c. de afspraken tussen ALV en bestuur, welke (nog) niet in het huishoudelijk reglement zijn
opgenomen,
d. de afspraken met commissies, de ledenadministratie, de redacteur, de websitebeheerder en de beheerders van de NVSShop, van het dansarchief en de
geluidsapparatuur,
e. de instructies voor de zakelijke leiding bij activiteiten,
f. de evaluaties van activiteiten en afspraken met de verblijfsruimtes, waar de activiteiten
plaatsvinden t.b.v. de zakelijke leiding van komende activiteiten,
g. rekenregels voor het vaststellen van de deelnemersprijzen voor leden/niet-leden voor
gehele dan wel voor delen van activiteiten,
h. overige regels en afspraken, die bij de uitvoering van activiteiten gehanteerd moeten
worden.
i. de afspraken over de verantwoordelijkheid ten aanzien van kinderen bij deelname aan
NVS-activiteiten. Deze afspraken worden in de desbetreffende convocaties vermeld.
Het Handboek NVS of gedeelten daarvan worden aan iedereen verstrekt die belast is met de
voorbereiding en/of de uitvoering van activiteiten.
Artikel 13 Commissies
Het bestuur kan voor speciale onderwerpen, die betrekking hebben op of verband houden met het
doel van de vereniging, commissies benoemen of afgevaardigden aanwijzen. Verslag van de
werkzaamheden van commissies en/of afgevaardigden zullen telkenmale, eventueel in verkorte
vorm, worden opgenomen in het jaarverslag van de secretaris.
Artikel 14 Beleidsbeoordelingscommissie
De leden van de in artikel 10 lid 2 en 3 der statuten bedoelde beleidsbeoordelingscommissie
(BBC) ontvangen van de secretaris de agenda en de notulen van alle bestuursvergaderingen en
een kopie van het Handboek teneinde geïnformeerd te zijn over het door het bestuur gevoerde
beleid. De BBC fungeert tevens als kascontrolecommissie en brengt verslag uit aan de ALV.
Desgewenst kan de commissie aan de vergadering voorstellen zich bij te laten staan door ter zake
deskundigen. Elk jaar treedt één der leden af.
Op de ALV dd. 31 maart 2007 is besloten dat de hoofdtaak van de BBC de kascontrole is. De taak
bestuurstoezicht wordt voorlopig opgeschort. Elke twee jaar zal dit agendapunt op de ALV
geagendeerd worden om na te gaan of dit besluit aanpassing behoeft.
Artikel 15 Dansnieuws
Het bestuur wijst een redacteur aan voor het in artikel 2 lid 2 sub e der statuten bedoelde orgaan.
Deze is voor zijn redactioneel beleid verantwoording verschuldigd aan het bestuur, ook indien hij
deel uitmaakt van het bestuur. Leden, donateurs, RC’s, donateurgroepen en abonnees ontvangen
het orgaan Dansnieuws gratis. Voor verzending naar het buitenland geldt een toeslag voor de
verzendkosten.
Artikel 16 Website
Het bestuur wijst een website-beheerder aan die verantwoordelijk is voor het onderhoud en de
actualiteit van de NVS-pagina’s op internet. De beheerder is voor zijn redactioneel beleid
verantwoording verschuldigd aan het bestuur, ook indien hij deel uitmaakt van het bestuur.
Artikel 17 NVSShop
Het bestuur wijst een beheerder van de NVSShop aan. Deze houdt binnen de met het bestuur
afgesproken financiële mogelijkheden voorraad aan van door de NVS geproduceerde artikelen en
draagt zorg voor de verkoop daarvan. De verkoop van andere volksdansartikelen geschiedt door
de Anglo-American Dance Shop, die daarvoor eventueel tegen een afgesproken vergoeding, op
een aantal van onze activiteiten aanwezig kan zijn.
De beheerder is voor de boekhouding en het in- en verkoopbeleid verantwoording verschuldigd
aan het bestuur. Zowel de voorraad als de exploitatie maken deel uit van de NVS-jaarrekening.
Artikel 18 Archief
Het bestuur wijst een archivaris aan die een archief bijhoudt dat een zo groot mogelijke
informatiebron is op die gebieden van de dans, die in de statuten zijn vastgelegd. De archivaris
krijgt de beschikking over een door het bestuur vast te stellen aankoop- en onderhoudsbudget. Hij
stelt in overleg met het bestuur vast hoe het archief moet worden opgezet en bijgehouden.
Artikel 19 Productiefonds
1. De NVS heeft een productiefonds ter stimulering van eigen producties, al dan niet in
samenwerking met derden, op het gebied van:
geluidsdragers met onder meer dansmuziek,
boeken met onder meer dansbeschrijvingen of -muziek,
andere artikelen ter ondersteuning van de doelstelling van de NVS.
Om de flexibiliteit groot te houden wordt er binnen het fonds geen onderverdeling gemaakt
voor verschillende soorten eigen producties.
2. Voorstellen om producties uit dit fonds te bekostigen kunnen door iedereen worden
ingediend bij het bestuur. Het voorstel dient vergezeld te gaan van een verkoopplan,
inclusief productiekosten en een verkoopverwachting.
3. Het bestuur beoordeelt een voorstel op wenselijkheid, uitvoerbaarheid en haalbaarheid,
waarbij het zich kan laten bijstaan door deskundigen. Vervolgens besluit het bestuur tot het
al dan niet uitvoeren van de productie of tot het verlenen van een bijdrage in de productie.
4. De meeropbrengst uit de verkoop van de geproduceerde artikelen vloeit terug naar het
productiefonds, tenzij anders wordt overeengekomen.
5. De verkoop en het beheer van het geproduceerde loopt via de NVSShop, tenzij anders
wordt overeengekomen.
6. Het productiefonds is maximaal € 5.000,00 groot. Het bestuur kan de ALV voorstellen de
grootte van het fonds aan te passen (aan bijvoorbeeld de prijsontwikkeling, een verwachte
productie of aan de financiële mogelijkheden van de NVS).
7. Wanneer de opbrengst uit de verkoop achterblijft bij de prognose kan het bestuur de ALV
voorstellen het fonds weer aan te vullen tot het vastgestelde bedrag.
Bijlagen
Bijlage 1
Contributie en bijdragenoverzicht voor het kalenderjaar 2005
Omschrijving Factor Bedrag in Euro
Individueel lid 1 € 28,00
Individueel lid na 1 september 0,5 € 14,00
(Echt)paarlid 1,5 € 42,00
(Echt)paarlid na 1 september 0,75 € 21,00
Jeugdlid 0,5 € 14,00
Levenlid individueel 20 € 560,00
Levenlid echtpaar 30 € 840,00
Regiocommissie 1 plus 0,1 x basiscontributie € 28,00 plus € 2,80 per
per niet NVS-lid 1 niet NVS-lid
Abonnement Dansnieuws 0,5 € 14,00 Extra verzendkosten buitenland € 5,00
Donateur (minimum) 0,5 € 14,00
Donateursgroep (minimum) 1,0 € 28,00
Bijlage 2
Spelregels voor deelname aan activiteiten van de NVS
a. Opgave voor activiteiten moet gebeuren op de bij elke aankondiging vermelde wijze vóór
de sluitingsdatum. Heeft de deelnemer problemen met de opgave, of is de sluitingsdatum
verstreken, dan stelt de deelnemer zich in verbinding met de zakelijke leiding van het
betreffende evenement.
b. Deelnemers kunnen zich opgeven op de in de convocatie te noemen manieren vanaf de
vermelde datum; inschrijving geschiedt in volgorde van binnenkomst, met dien verstande
dat: zowel de aanmelding bij de zakelijke leiding als de betaling op de girorekening binnen
moeten zijn vóór de in de convocatie genoemde datum, NVS-leden voorrang genieten op
niet-leden bij opgave vóór een in de convocatie genoemde datum, in het geval dat er op
één dag zoveel aanmeldingen binnenkomen dat het maximum aantal deelnemers wordt
overschreden wordt er tussen deze aanmeldingen geloot, waarbij paren en groepen die
zich samen hebben opgegeven, bij elkaar blijven.
c. Deelnemers die prijs stellen op een vegetarische maaltijd of speciale dieetwensen hebben,
dienen dit bij hun opgave uitdrukkelijk te vermelden. De zakelijke leiding zal trachten zo
veel mogelijk aan deze wensen te voldoen.
d. Weekenden, cursussen en kampen zijn toegankelijk voor personen vanaf 13 jaar. Het
bestuur kan activiteiten benoemen welke ook door jongeren onder 13 jaar bezocht kunnen
worden. Zonder begeleiding van een meerderjarige hebben personen onder de 16 jaar
geen toegang tot NVS-activiteiten.
e. Sluitingsdatum: de sluitingsdatum is die datum welke als zodanig is genoemd in de
convocatie.
f. Aanmeldingsdatum: de vroegste datum waarop aanmeldingen in behandeling worden
genomen.
g. Betalingsdatum: als betalingsdatum geldt steeds de datum van bijschrijving op de giro van
de NVS.
h. Betalingsvoorwaarden: deelnemerskosten dienen bij vooruitbetaling te zijn voldaan vóór de
in de in de convocatie genoemde sluitingsdatum. Indien de betaling bij aanvang van de
activiteit niet binnen is, wordt de deelnemersprijs verhoogd met 10% met een minimum van
€ 5,00.
i. Buitenlanders: deelnemers die niet in Nederland verblijven, kunnen zich vóór de
sluitingsdatum op de in de convocatie vermelde manieren opgeven, doch kunnen ter
plaatse op de activiteit betalen. Zij betalen dan de voor hen geldende prijs.
j. Onaangemeld: degenen die onaangemeld naar een activiteit komen, kunnen worden
geweigerd. Indien zij toch geaccepteerd worden, kunnen er buiten de toeslag ook
eventuele meerkosten voor de NVS in rekening worden gebracht.
k. Bij annulering tot de sluitingsdatum van de NVS-activiteit wordt het betaalde bedrag
volledig terugbetaald. Bij annulering na de sluitingsdatum tot twee dagen voor de aanvang
van de activiteit, worden - ongeacht de reden - de verblijfskosten in rekening gebracht.
Bij latere annulering is de volledige deelnemersprijs verschuldigd.
Bij elke activiteit wordt het precieze bedrag van de verblijfskosten in de convocatie vermeld.
Dit bedrag verschilt nogal per activiteit.
Wordt de activiteit door de NVS afgelast, dan wordt het betaalde deelnemersbedrag
terugbetaald
